تخلفات رایج در دفترخانه ها با توضیح مختصر در پایین آمده است. با آگاهی از این روندها و اقدامات خلاف قانون؛ که متاسفانه رایج نیز هستند؛ می توانید مانع ادامه آن شوید و از هزینه اضافی و صرف وقت بیهوده جلوگیری کنید.

□ رد درخواست تنظیم سند بدون دلیل؛ یا با دلایل فراقانونی و سلیقه ای

بنابرماده 30 قانون ثبت اسناد و املاک کشور، سردفتران و دفتریاران موظفند نسبت به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین اقدام نمایند مگر آنكه مفاد و مدلول سند مخالف با قوانین و مقررات موضوعه و نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد. كه در این صورت باید علت امتناع را حتماً به تقاضا كننده اعلام نماید.

□ ارجاع به دفترخانه های دیگر

بنا به ماده 30 که در بالا به آن اشاره شد در صورت امتناع از ثبت شروط، این دفاتر باید علت امتناع را کتبن به متقاضی اعلام کنند. این اعلام کتبی می تواند مبنای شکایت متقاضی از دفترخانه باشد.

□ رد درخواست تنظیم سند با ادعای نامرتبط بودن آن با وظایف دفترخانه (در مورد دفاتر ازدواج و طلاق، رفع مسئولیت و ارجاع به دفاتر اسناد رسمی)

شروط ضمن عقد در حیطه وظایف و اختیارات دفاتر ازدواج و طلاق و دفاتر ثبت اسناد رسمی است. اگر این دفاتر به هر دلیلی از ثبت این شروط امتناع کنند باید دلیل خود را به صورت رسمی و کتبی به مشتری اعلام کنند.

□ ارائه نکردن دلایل امتناع از تنظیم سند به صورت کتبی

□ رد درخواست تنظیم سند با درج تمام موارد درخواستی و محدودیت قائل شدن برای درج موارد درخواستی (مثلن امتناع از درج وکالت در طلاق)

در بسیاری از موارد دفترخانه شرط و شروطی را بنا به سلیقه خود و بر خلاف قانون جلوی زن و شوهر مراجعه کننده می گذارند.مثلن مدعی می شوند که شرط اعطای حضانت فرزندان به مادر پس از طلاق را نمی توان به صورت شروط ضمن عقد یا در وکالتنامه مرد به زن درج کرد. یا مهریه باید از مقدار خاصی کمتر باشد تا بتوان به زن وکالت در طلاق داد و … تمام این موارد خلاف قانون است و درج شروط ضمن عقد هیچ پیش نیازی ندارد.

□ امتناع از ارائه توضیحات و اطلاعات لازم و پاسخ به پرسشهای متقاضی؛ یا ارائه توضیحات و اطلاعات نادرست و ناقص

سردفتران موظف هستند مراجعان را به درستی راهنمای کنند و موارد قانونی را برایشان توضیح دهند. ولی بسیار مشاهده شده که سردفتران برای جلوگیری از ثبت این شروط به نفع زنان، اطلاعات نادرست به شوهر یا زوجین می دهند تا آنها را منصرف کنند. اگر چنین مورد مشاهده کردید می توانید به سردفتر تذکر دهید و اعلام کنید که اطلاعات او غلط است و در صورت اصرار می توانید از او شکایت کنید.

□ ادعای لزوم تنظیم بیش از یک سند برای درج تمام شروط

تمام شروط ضمن عقد می تواند در یک سند درج شود و برای کل شروط مبلغ مشخصی دریافت می شود که ارتباطی با تعداد شروط ندارد ولی برخی از دفترخانه ها برای سود مالی یا برای جلوگیری از برخورداری زنان از این حقوق، ادعا می کنند که برای هر شرط باید سندی جداگانه یا مبلغی جداگانه پرداخت شود.این کار نیز خلاف قانون است.

□ سوالات نامرتبط به تقاضای مشتری (سوال درباره میزان مهریه، شغل زوج و زوجه، دلیل مراجعه و …)

همانطور که پیش تر گفته شد درج شروط ضمن عقد هیچ پیش نیاز و شرطی ندارد.اما مشاهده شده است که برخی دفترخانه ها بنابر میزان مهریه یا وضعیت مالی مراجعان مبلغ حق الثبت را افزایش می دهند، یا شروط را ثبت نمی کنند در حالی که سردفتران حق پرسیدن این سوالات را ندارند.

□ شرط گذاشتن برای درج شروط (مثلن شرط مهریه پایین برای وکالت در طلاق)

هیچ شرطی را برای درج شروط تکمیلی ازدواج نپذیرید زیرا خلاف قانون است.

□ تلاش برای منصرف کردن زوج (یا زوجه) از تنظیم سند

اگر این نصایح با تذکر شما ادامه یافت می توانید از آن دفترخانه شکایت کنید و به دفتر دیگری مراجعه کنید.

□ درخواست شاهد برای تنظیم سند

تنظیم این سند که در اصل یک وکالتنامه است، مانند همه وکالتنامه های دیگر نیاز به شاهد ندارد ولی متاسفانه مشاهده شده است که حضور دو شاهد را الزامی دانسته اند. ضمن تذکر به این مورد غیرقانونی می توانید به دفترخانه دیگری مراجعه کنید.از آنجایی که این روند تقریبن عرف شده است مککن است مجبور باشید به آن تن دهید در این صورت شما می توانید هر دو نفری که مایل بودید را به عنوان شاهد معرفی کنید و تقاضای سردفتران مبنی بر حضور پدر یا برادر مرد هیچ مبنای قانونی ندارد.

□ تقاضای وجهی بیش از میزان قانونی

طبق مصوبه سازمان ثبت برای تنظیم وکالتنامه های مختصر مبلغ حق الثبت بین 6 تا 15 هزار تومان است. برای وکالتنامه های مفصل حداکثر مبلغ 50 هزار تومان است. هر مبلغی بیش از این خلاف قانون است. با دریافت فیش بانکی با این مبلغ از سوی دفترخانه می توانید از آن شکایت کنید.

□ غیرقانونی ، غیر شرعی یا بلااثر خواندن شروط ضمن عقد ( خلاف اسلام بودن در مورد طلاق، ضمانت اجرایی نداشتن در مورد تنصیف اموال و غیر قانونی بودن در مورد حضانت فرزند)

تمام این موارد نادرست است و القای آن تخلف محسوب می شود.